Löschen!
Emails, die länger als zwei, drei Monate im Posteingang herumliegen, liest oder beantwortet in der Regel niemand mehr. Das Ziel sollte ein Posteingang sein, der möglichst leer ist oder zumindest nicht mehr als fünf Emails umfasst.
Statt Emails zu löschen, haben viele die Angewohnheit, sie in Ordner zu verschieben - vielleicht braucht man die Nachrichten oder ihre Anhänge später ja doch noch einmal.
Das Vorgehen vermittelt den Eindruck eines sauberen Archivs, ist aber ein Sellbstbetrug: Man hat sich lediglich davor gedrückt, Entscheidungen zu treffen. Entscheidungen, Emails zu löschen.
Wie archiviere ich richtig?
Natürlich gibt es Emails, die man aufbewahren sollte, dafür ist aber das Emailprogramm weder geschaffen noch die erste Wahl.
Zur Archivierung von Nachrichten und Anhänge eignen sich spezielle Programme wie Onenote oder Evernote. Sie nehmen fast alle Formate auf, die digital vorhanden sein können: Text, Fotos, Videos, PDFs usw. und speichern sie in der Cloud. So haben wir überall und von allen Geräten Zugriff auf die Inhalte - wie beim Email, aber komfortabler und besser auffindbar.
Wer für die Archivierung kein separates Programm einsetzen will, kann sich auf einem Speicher im Internet Ordner anlegen - Dropbox, Onedrive oder Google Drive etwa - und die wichtigen Emails dort ablegen.
