Um Ordnung in seine Mails zu bringen, gibt es eigentlich nur eine wichtige Grundregel: Immer wenn man seine neuen Nachrichten gelesen hat, soll der Posteingang danach leer sein. Dafür braucht es ein Umdenken: Der Posteingang sollte keine Mail-Ablage sein, sondern ein Zwischenhalt.
Grundsätzlich gilt: Wenn man eine neue Mail liest, sollte man diese möglichst sofort beantworten. Sonst liest man dieselbe Nachricht zwei- bis dreimal durch. Sobald sie beantwortet ist, zieht man sie in einen Ordner, den man mit Archiv anschreibt.
Mails, deren Antwort noch Abklärungen erfordern oder die sonst etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen, verschiebt man in einen Aufgaben-Ordner. So hat man seine To-Do-Liste schön gebündelt an einem Ort. Sobald die Aufgabe erledigt ist, wandern auch diese Mails in den Archiv-Ordner.
Egal wohin man die Mails verschiebt, im Posteingang dürfen sie nicht bleiben. Sollte man mal etwas in einer alten Mail nachschauen müssen, kann man den Archiv-Ordner durchsuchen.
Weiter empfiehlt es sich, unerwünschte Newsletter und Werbemails abzubestellen. Die allermeisten dieser Massenmails haben zuunterst einen Link, auf den man klicken kann, um seine Mail-Adresse aus dem Verteiler nehmen zu lassen.
