Immer wieder erleben wir in Situationen, wo wir ein Dokument gerne zur Hand hätten: Im Brillengeschäft den Zettel mit den Korrekturwerten, auf dem Amt den AHV-Ausweis, beim Arzt den Impfausweis oder im Supermarkt ein Rezept aus einem verstaubten Buch.
Zu Hause haben wir diese Papiere, Dokumente und Ausweise mehr oder weniger ordentlich in Bundesordnern, Mäppchen, Schubladen oder Schachteln abgelegt – leider bringen sie dort aber meistens nicht viel.
Die Lösung: Wir scannen alles ein und deponieren die Daten auf einen Cloud-Speicher, wo wir auch unterwegs jederzeit darauf zugreifen können.
Erfreulicherweise benötigen wir dazu nur drei Dinge: Einen Internet-Dienst, bei dem wir die Dokumente ablegen können, ein Gerät zum Scannen – und Disziplin.
Die ersten beiden Dinge haben wir in der Regel bereits: Das Smartphone ist unser Scanner, Dropbox, Google Drive, Onedrive oder ähnliches ist unsere Cloud.
Bleibt die Disziplin. Die müssen wir uns antrainieren. Nur wenn Dokumente wie Krankenkassen-Police oder Impfausweis aktuell sind, bringen sie uns etwas.
Mit dem Smartphone werden unsere Dokumente digital
Am einfachsten können wir ein Blatt Papier mit der Smartphone-Kamera scannen – wir machen einfach ein Foto und legen dieses im Cloud-Speicher unserer Wahl ab.
Praktischer ist es, eine «Scanner-App» einzusetzen wie zum Beispiel Office Lens von Microsoft. Mit ihr können wir ein Dokument fotografieren, mit automatischer Texterkennung in ein PDF umwandeln und dann ebenfalls auf einem Speicher ablegen. Das Dokument ist nun kein reines Bild mehr, sondern dank der Umwandlung in Text auch durchsuchbar.
Besonders komfortabel ist die Variante, Dokumente in einem Dienst wie Evernote oder Onenote zu speichern. Hier kann ich alle mein Unterlagen sauber ordnen und bei Bedarf über die Such-Funktion auch finden. Übrigens: Auch bereits digital vorhandene Dokumente wie die PDF-Bankauszüge oder elektronische Rechnungen finden hier Platz.
Bei viel Papier kann sich ein Scanner lohnen
Hat man es mit grösseren Mengen an Dokumenten zu tun, bietet sich ein Scanner an. Die Geräte sind in der Lage, mehrere Dutzend Seiten pro Minute in hoher Qualität einzulesen und in einem PDF abzulegen.
Viele Hersteller von Scannern arbeiten mit den Anbietern von Cloud-Diensten zusammen. Die Geräte können dann die eingelesenen Seiten direkt in der Cloud abzulegen.
Sauber gebüschelt in der Cloud
Cloud-Dienste gibt es wie Wolken am Himmel. Die bekanntesten sind Dropbox, Evernote, Google Drive und Onenote. Sie streiten sich um die Gunst der Kundinnen und setzen auf unterschiedliche Konzepte: Ordner oder Archiv.
Der Ordner in der Cloud funktioniert wie der Ordner auf dem Computer, dem Tablet oder Smartphone: Er fasst verschiedene Dateien aus einer Textverarbeitung, PDFs oder Bilder zusammen. Zu dieser Kategorie gehören zum Beispiel Google Drive und Dropbox. Sie sind in erster Linie reine Speicherdienste.
Anbieter wie Evernote und Onenote sind Archivdienste. Sie bieten mehr Übersicht und Organisationsmöglichkeiten, denn es gibt nicht nur eine Ordnerhierarchie – wir können Dokumente auch mit zahlreichen Stichworten verknüpfen, die uns dann die Suche erleichtern.
Ja aber: Dann kann ja dann jeder meine Dokumente lesen!
Nein. Die Dienste sind nur mit einem Passwort zugänglich - nur wer dieses kennt, kann die gespeicherten Dokumente anschauen.
Das kann man aber ändern: Bei vielen Diensten kann der Benutzer zusätzliche Personen hinzufügen und einstellen, welche Dokumente andere sehen dürfen und was die Person damit machen darf: Einen Text nur anschauen - oder auch verändern.
Man sollte sich jedoch bewusst sein, dass Unbefugte sich Zugang zu einem Cloud-Dienst beschaffen könnten. Da man das nie ganz ausschliessen kann, sollte man sich überlegen, welche Dokumente man in der Cloud ablegen will und was einem zu privat ist.
Klar ist: Nutzernamen und Passwörter für die verschiedenen Online-Dienste oder Computer gehören auf keinen Fall in die Cloud – das wäre riskant!
Wenn man nicht auf den Komfort verzichten will, der einem die Cloud bietet, so sollte man sich lediglich die Eselsbrücken für Nutzername und Passwort notieren.
Bei Internetbanking ist fertig lustig!
Bei Angeboten, bei denen Sicherheit zentral ist, wie beim Email-Konto oder beim Internetbanking, sollte man aber auf sämtliche Notizen verzichten. Sicherheitsexperten der Banken empfehlen, die Angaben für das Internetbanking auch nicht zu Hause auf Papier aufzubewahren, sondern auswendig zu lernen.
Doch wie steht es mit den Unterlagen meiner Bank? Mit einem Kontoauszug oder einer Kreditkartenabrechnung könne eine Person auch mit viel krimineller Energie nicht viel anfangen, meint ein Insider hinter vorgehaltener Hand.
Wer auf Nummer Sicher gehen will, hat die Möglichkeit, solche Dokumente zu verschlüsseln, bevor er sie in die Cloud hoch lädt. Dabei muss man allerdings auf Komfort verzichten: Die Suche funktioniert nur noch eingeschränkt oder gar nicht mehr. Und ob man vom Smartphone aus die Dokumente entschlüsseln kann, hängt dann sehr von der gewählten Lösung ab.
Die grössten Anbieter
Legende: Dropbox: Einer der bekanntesten Anbieter. DropboxDropbox: Gratis bis 2 GB. 1 TB gibt es ab 8.25 Euro pro Monat.
Dropbox ist einer der beliebtesten Dienste. Das hat Vorteile: Man kann mit anderen gut zusammenarbeiten und es gibt zahlreiche Apps und Plugins, die die Funktionen erweitern, zum Beispiel zum Scannen von Dokumenten.
Legende: Onedrive: Microsoft Lösung im Cloud-Geschäft für Konsumentinnen und Konsumenten. MicrosoftOnedrive: Gratis bis 5 GB. 50 GB für 2 Euro pro Monat.
Cloud-Speicher ist das eine, das können und bieten viele an. Womit Microsoft aber wirklich beeindruckt ist die Scan-App «Office Lens»: Ihre Funktionalität und Qualität ist wie gemacht für das mobile Scannen. Selbst Dokumente mit Tabellen lassen sich mit einem Smartphone im Handumdrehen in ein korrekt formatiertes Word-Dokument, PDF-oder Onenote-Dokument umwandeln. Onenote ist das Evernote von Microsoft.
Legende: Google Drive: Cloud-Lösung des Such-Spezialisten Google GoogleGoogle Drive: Gratis bis 15 GB. 100 GB ab 2 Dollar pro Monat.
Google bietet mehr als eine blosse Ablage: Google Drive stellt ein komplettes Office-Paket zur Verfügung, das mit Microsoft kompatibel ist. Mit dem Handy eingescannte Dokumente werden als Bild hochgeladen und können dann in ein Textdokument umgewandelt werden. Bei diesem Schritt kann Google Konkurrent Microsoft nicht annähernd das Wasser reichen: Die Formatierung ist schlechter, bei Tabellen mit Zahlen geht sie ganz verloren. Es gibt aber zahlreiche Erweiterungen, zum Beispiel zum Versenden von einem Fax direkt aus dem Archiv.
Legende: Evernote: Die Grossmutter aller Archive Evernote , Link öffnet in einem neuen Fensterim Browser öffnenEvernote: 60 MB Upload pro Monat Gratis. Jahres-Abo ab 35 Euro.
Evernote ist die Grossmutter aller Cloud-Archive. Dank seiner Flexibilität hat der Dienst eine grosse Fan-Gemeinde um sich geschart: Vom Restaurant-Besitzer in San Francisco bis zum argentinischen Drehbuchautor schwärmen die Fans, dass sie ihre ganze Arbeit in Evernote verrichten. Mit einer App lassen sich Dokumente scannen und direkt archivieren. Evernote erkennt den Text und macht die Ablage durchsuchbar. Es gibt zahlreiche Apps und Dienste, die mit Evernote zusammenarbeiten, wie etwa Google Drive.
