Es soll Zeit, Platz und Geld sparen: Anstatt Hunderte von Briefen in der eigenen Verwaltung zu öffnen und digitalisieren zu lassen, lagern Städte und Gemeinden diese Arbeit zunehmend aus. Es stellen sich aber Fragen zum Datenschutz: Was, wenn die Post sensible Inhalte enthält?
Zum Beispiel Dübendorf: Noch trifft die Post auf der Verwaltung ganz klassisch ein: physisch, im Couvert. Doch damit sei es bald vorbei, sagt Stadtschreiber Matthias Vogt: «Wir bereiten derzeit ein Projekt vor, um den Posteingang zu digitalisieren.»
Tausende Briefe weniger auf dem Schreibtisch
Geplant ist, dass die Briefpost zuerst an eine private Firma geht. Diese öffnet die Couverts, scannt die Schreiben ein und leitet sie digital an die zuständige Behörde weiter. Hintergrund sind die grossen Mengen an Briefpost: Laut Matthias Vogt öffnet und scannt das Verwaltungspersonal jedes Jahr mehrere Tausend Briefe. «Wird diese Arbeit ausgelagert, können die Mitarbeitenden direkt mit den digitalen Dokumenten arbeiten.»
Die Stadt erhoffe sich effizientere Abläufe, so Vogt: «Wir erwarten, dass wir weniger physischen Platz brauchen für die Archivierung und unabhängiger vom Standort arbeiten können.»
Doch auch andere Städte wie Winterthur prüfen, ob die Verwaltung künftig auf digitalisierte Briefpost setzen will. Dietikon will sogar noch einen Schritt weitergehen: Dort wird neben dem Posteingang auch die digitale Zustellung von Briefen an die Bevölkerung geprüft. Wer diese Funktion in der App der Schweizerischen Post aktiviert hat, erhält solche Schreiben vermehrt digital statt auf Papier.
Die Dietiker Stadtschreiberin Claudia Winkler sieht darin Chancen, mahnt aber auch zur Vorsicht: «Wir dürfen nicht vergessen, dass nicht alle Dietikerinnen und Dietiker digital affin sind.»
Betroffen seien insbesondere Menschen mit Einschränkungen, ältere Personen oder solche mit Sprachschwierigkeiten. Als öffentliche Verwaltung müsse man alle erreichen.
Nicht alle sind digital affin.
Die Gemeinde könne deshalb nicht allein auf digitale Angebote setzen, sagt Winkler. Nebst Fragen der Teilhabe sei auch der Datenschutz ein Thema, das erst noch geklärt werden müsse.
Mit Regeln Vertrauen schaffen
«Wir haben besonders schützenswerte Daten und achten darauf, dass keine Daten im Ausland verarbeitet werden. Für uns ist wichtig, dass wir genau hinsehen, wer das anschaut.» Eventuell sei eine Mischlösung möglich, ein Teil würde extern digitalisiert, und alles, was dem Datenschutz unterliegt, verbliebe intern. «Das wissen wir aber noch nicht.»
Bedenken hegt auch der Winterthurer Datenschützer Tobias Naef. Er fordert klare Regeln von der Politik: «Wenn fremde Leute auf Briefe schauen, müssen wir Rahmenbedingungen schaffen, wie das passieren soll.»
Konkret bedeutet das etwa, dass als vertraulich gekennzeichnete Couverts von einer automatisierten Digitalisierung ausgenommen werden.
Wenn fremde Leute auf Briefe schauen, müssen wir Rahmenbedingungen schaffen.
Andere Städte und Gemeinden sind vorerst zurückhaltend. Die Stadt Zürich verzichtet derzeit ganz auf solche Projekte. Gemeinden wie Uster wollen zuerst Erfahrungen aus anderen Orten abwarten.
Unabhängig davon treibt der Kanton Zürich die Digitalisierung der Verwaltung voran. Ab 2027 sollen elektronische Verfahren für die Verwaltungen verpflichtend werden. Für Bürgerinnen und Bürger bleibt sie freiwillig.
