Wer macht heute noch Email-Abwesenheitsmeldungen?

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Berechtigte Frage, schliesslich sind wir immer online und könnten auch unterwegs auf unsere Emails zugreifen. Vielleicht wollen wir das in den Ferien ja aber doch nicht tun. Abwesenheitsmeldungen können dann nützlich sein. Aber auch kontraproduktiv.

Wichtig ist: Konsequent sein. Entweder, man macht eine Abwesenheitsmeldung - oder man lässt es bleiben. Wer eine Meldung einrichtet «Ich werde ihr Mail erst ab 5. August wieder lesen» und dann aber dennoch zwei Stunden später auf die Email reagiert, wirkt unglaubwürdig.

Worauf Sie achten müssen, wenn Sie eine Abwesenheitsnotiz einrichten.

  • Automatische Antwort nur innerhalb der Organisation, nicht extern. Sonst antwortet man auf Email-Verteiler und auch auf Spam – und das gibt den Spammern das Signal, dass die Email-Adresse gelesen wird und existiert. In der Folge werden sie weiteren Spam schicken.
  • Abwesenheitsmeldungen terminieren, per Zeitpunkt ein- und wieder ausschalten. Das kann man schon Tage vor den eigentlichen Ferien erledigen, damit man es nicht noch in der Abschlusshektik vergisst.
  • Gut formulieren! Formulierungen wie «Ich lese meine E-Mails nicht» vermeiden, weil der Empfänger so nicht weiss, ob er nochmal schreiben muss. Besser: «Ich lese meine Mails erst dann wieder» - plus Datum.
  • Vor den Ferien gute Stellvertretungen organisieren, damit man generell weniger Mails erhält. Eine Stellvertreung in der Abwesenheitsnotiz vermerken.

Putzen

Abhängig davon, wie viele Emails man empfängt, ist es ratsam, sich auch in den Ferien ab und zu einzuloggen und möglichst viele Emails zu löschen. Nicht antworten, nur schnell «durchputzen».

Bei nur wenigen Emails: Handy abschalten mit dem Ziel, wirklich abwesend zu sein, aber nach den Ferien nicht einen unmenschlichen Email-Berg abarbeiten zu müssen.

Moderation: Dani Fohrler, Redaktion: Reto Widmer